於大陸設廠的港商及管理人員聞海關查廠色變，只因普遍感覺到要管理好關務工作是一件困難的事，認為沒辦法按海關的要求操作，最終會出現兩個極端的模式。一、不懂得如何管理，所以將所有關務工作交由報關員去獨自操作，使報關員成為企業的海關代言人；二、感覺關務無法系統性地管理，所以將關務部孤立在整個企業運作之外，心想：只要貨物可以正常進出口不被查車，海關合同能順利核銷，能結轉開一本新的海關合同，關務管理就是“良好”。不論哪個模式，每當海關查廠或稽查時，各式各樣的問題就會浮出來。
管理本身不是一件容易的事，要形成一個可持續改善的管理體系更是困難；我所見的企業，沒多少家的關務管理是到位的。大多數工廠企業是有ISO認證的，但絕少數是把關務管理納入ISO體系中的。
能不能以ISO的模式管理關務？
請大家設想一下，ISO的評審機構評審一家企業是否符合ISO的管理標準，主要從三方面入手，一、有沒有建立相關的管理手冊，是否建立相關的二、三級管理操作文件；二、各部門有沒有按要求編制相關的管理報表，核定工作是否達標，相關標準的設定是否符合ISO檔的規定；三、查核現場及相關原始資料，判定各部門的管理報表資料是否真實。
坊間的ISO誤區：評審只要求做好ISO文件就能過關。設想一下：海關查廠/稽查為ISO評審？有多年應對海關稽查的經驗，筆者認為海關查廠與ISO評審的步驟是一致的，同樣是從核查績效文件開始，然後查核現場及相關原始資料、文件。海關查廠時，很多企業正是出於害怕，所以不敢提交海關要查看的文件，或是根本沒法提供資料，最終令加深海關的懷疑，擴大稽查範圍。
建立如ISO般的關務體系，我們需要做好三件事，一、編制關務管理體系的管理及操作文件；二、編制關務管理報表，並按海關規定制定達標標準；三、設立關務內審人員。
一、 如何編制關務管理體系管理及操作文件
關務管理體系的管理及操作文件，並非單指關務部門填寫海關單證、手冊備案及核銷的操作流程文件，指的是完成海關業務的整個過程。假如我們要寫轉廠業務的操作流程文件，我們應該從企業採購部選擇供應商時開始，以報關員辦理海關轉廠手續為止。當中涉及物料開發部選擇供應商、採購部下訂單、倉庫部收貨、報關部辦理海關手續的操作流程。
文件當中還需要設定一些標準及種種事件的操作指引，例如物料開發部在篩選供應商時，是否有對供應商的交付方式作評定？貨物是在香港交付，或是國內交付然後轉廠，還是國內交付並開具發票等。不同交付方式對關務的要求都不同；香港交付是相對簡單的，只需要如常申報進口。如需要轉廠，我們需要核定對方是否具備轉廠能力（是否有海關合同，雙方海關合同備案貨物名稱是否一致等）。開具發票的，我們需要決定是否核定發票上的貨物名稱是否與海關合同備案的貨物名稱一致。針對不同的交付方式，關務流程是不一樣的。
分流管理後，我們便要考慮各種不合規情景，才能有效控制各種風險，減少企業被稽查處罰的風險。例如未辦理轉廠關封已送貨；需要辦理轉廠業務時才知道對方無法辦理轉廠；或是以比實際送貨數量少的數量辦理轉廠等常見轉廠問題出現。
二、 編制關務管理報表時，如何制定達標標準？
不同的企業因不同的行業及業務情況需要編制不同的關務管理報表，但一般情況下，最常見的是以下幾個功能報表；
1. 海關合同一覽表；填寫企業執行的所有海關合同清單，並注明有效日期；
2. 報關單一覽表；記錄所有報關單編號；
3. 進出口統計表；監控海關合同物料進/出口指標及使用情況，以海關警戒線為監控指標；
4. 貨物名稱對應表；記錄海關合同備案名稱與企業實際名稱的對應關係；
5. 轉廠貨物統計表；以供應商為統計單位，顯示每家供應商當月實際收貨情況，當月辦理轉廠手續情況，上月及當月欠轉廠數量情況。同時監督報關員是否按時辦理轉廠手續，是否出現違規轉廠的情況；
6. 稽查盤點手冊平衡表；監督企業手冊不平衡情況，評估企業被稽查風險及處罰情況，是應對海關稽查的重要報表，以溢餘、短缺差異率為管理指標。
除了上述幾個關務功能報表外，企業還需要將各部門的原始單據、文件整理成檔。例如辦理轉廠業務，採購部需要保留所有訂單，倉庫保留所有送貨單及驗貨證明，報關組保留所有轉廠關封及報關單文件，而且這些文件都必須相對應。
很多企業不敢提交文件給海關的原因正是這些文件都不能相對應，無法向海關作合理的解釋。最終只能任由海關魚肉。
三、如何選擇關務內審員？
選擇關務內審員，為的是建立如ISO內審員制度一樣，定期對企業內部進行內審並建立內審記錄，推動企業持續的改進。一般都對持證的報關員有一個誤解，認為持證的報關員只是向海關遞單的事務員。其實，海關是設定報關員需要定期審核企業營運是否符合海關規定的。換句話來講，一位合格的報關員除了能有效率辦理海關業務，還可以進行內審的。
報關員的素質參差不齊，篩選報關員時必需對其進行一定的能力測試。
建立關務管理體系並沒有什麼難以克服的障礙，只需要如實反映企業的實際營運。建立體系的目的只是將資訊流共用，對各個部門的操作規範化，職責明確，監督有效，在問題出現時即時處理，不再拖延，就可以避免很多問題的發生。關務管理理念完全與ISO體制相符，企業不需要額外增加太多管理成本，就可以符合海關的管理要求。